Como Controlar as Finanças da Empresa – Parte I

Uma boa administração das finanças empresariais é essencial para a sobrevivência e a longevidade do negócio. Com os olhos atentos aos números, dá para identificar oportunidades de investimento, cortar custos desnecessários, ganhar descontos por pagar à vista, conquistar a confiança de colaboradores e fornecedores e muito mais.

Só que essa organização não é uma missão fácil e envolve muitas atividades. Por isso, é fundamental criar uma estratégia eficiente para administrar o dinheiro da empresa e evitar que problemas inesperados comprometam a saúde financeira do negócio.

Confira, abaixo, os principais erros cometidos por empreendedores: 

• Falta de registro: a inexistência de um controle rígido dos pagamentos feitos e recebidos é um erro que pode ser fatal.
• Omissão de informações à contabilidade: a falta de comunicação adequada com o contador pode acarretar erros, multas e sanções.
• Planejamento inadequado dos custos: alguns empreendedores ainda fazem esboços de custos muito simplórios, que se revelam distantes da realidade posteriormente. Isso pode ter impacto profundo nas finanças da empresa.
• Misturar contas pessoais e da empresa: esse tipo de erro é comum para empresas que estão começando, mas deve ser evitado a todo custo.
• Não usar a tecnologia: se você ainda recorre ao papel, está perdendo tempo e, possivelmente, dinheiro.
• Não buscar ajuda: nem sempre dá para resolver tudo sozinho. Por isso, se tiver problemas com as finanças da empresa, converse com seu contador.

A seguir, algumas ferramentas para poupar tempo e dores de cabeça aos gestores em suas tarefas financeiras diárias:

• Planilhas: Apesar de um recurso antigo, as planilhas ainda são ótimas ferramentas para gerenciar as finanças de pequenos negócios. Permitem armazenar, compartilhar e atualizar facilmente dados do fluxo de caixa mensal e diário, fazer projeção de receitas, controlar contas a pagar e receber, fazer cotações, anotar custos, entre outros. Você pode acompanhar o progresso da sua empresa com facilidade e, dependendo da configuração do seu negócio, implementar funções e integrações para turbinar as planilhas. Uma boa dica é investir nas planilhas online, que podem ser acessadas de qualquer dispositivo, são fáceis de atualizar e contam com recursos poderosos de compartilhamento e colaboração.
• Software de gestão financeira: Essa solução é adequada principalmente para empresas de pequeno e médio porte, ajudando a gerenciar contas a pagar, contas a receber, gerenciamento de caixa e controle de pedidos, por exemplo. Dependendo do software escolhido, é possível integrá-lo a outros aplicativos de negócios, como CRM, folha de pagamento ou sistemas de faturamento de notas fiscais. Algumas alternativas à disposição são online e integram várias áreas da empresa, passando pela emissão da nota, fluxo de caixa, conciliação bancária, estoque, faturamento e até comunicação direta com a contabilidade. 

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• BPO Financeiro: Para quem não tem mais tempo de cuidar do controle financeiro da empresa, mas ainda não tem caixa e nem volume de serviço para contratar um colaborador com formação adequada para cuidar do assunto, o BPO Financeiro pode ser a melhor solução em custo-benefício. Ele permite que você terceirize todas as atividades financeiro-administrativas a especialistas, que passam a controlar seu fluxo de caixa, fazer a conciliação bancária, emitir suas notas fiscais e boletos, cobrar inadimplentes e muito mais!

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• Armazenamento na nuvem: Com o armazenamento na nuvem, você pode ter todos os documentos em um só lugar, acessíveis por qualquer dispositivo e por qualquer pessoa autorizada. Dá para organizar notas fiscais, separar os extratos bancários, reunir as planilhas de fornecedores, entre outros. Soluções como as do Google e da Microsoft oferecem grande segurança, bastante espaço para os arquivos e integração com outras ferramentas. 
• Software de gestão de tarefas: Aplicativos de tarefas e projetos como Trello e Asana podem ser uma mão na roda para as rotinas administrativas das finanças da empresa, pois permitem organizar de forma fácil o que precisa ser feito e ver todas as ações necessárias, atribuindo responsáveis, agregando links e criando checklists.

Fonte: Foco No Dinheiro

Adaptado por: PLUS Contábi