O Grande Bolo das CNDS - O que é Certidão Negativa e para que serve?

Diariamente ouvimos falar sobre certidão negativa de débito (CND) e muitas pessoas já precisaram obter esse documento para diversos fins. Certidões negativas são documentos emitidos pelos órgãos públicos que informam a situação da pessoa jurídica junto aos mesmos. A certidão só é negativa quando a empresa consultada não possui nenhuma pendência cadastral ou débito fiscal ou administrativo. Elas são exigidas em diversas situações: desde em uma mera consulta de clientes ou fornecedores até como documento obrigatório para a participação em licitações e concorrências públicas, sendo até mesmo exigência para cadastros públicos ou registros de escrituras públicas. Tratam-se de documentos simples, mas ingredientes fundamentais para o dia a dia de muitos negócios.

As principais certidões de regularidade:

• Certidão de Regularidade Fiscal Estadual (Secretaria da Fazenda Estadual);
• Certidão Negativa de Débitos da Previdência Social (INSS);
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (Justiça do Trabalho);
• Outras inúmeras certidões que podem ser requeridas em situações específicas;
• Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União (Receita Federal);
• Certidão de Regularidade Fiscal Municipal (Prefeitura);
• Certificado de Regularidade com o FGTS (C.E.F.).

As certidões podem ser de 3 tipos:

1. CERTIDÃO POSITIVA: Informa que o contribuinte possui pendên-cias junto ao órgão que a emitiu.
2. CERTIDÃO POSITIVA COM EFEITO NEGATIVO:    Declara que a empresa possui pendências, mas já identificou e iniciou o processo de regularização (caso comum de débitos parcelados).
3. CERTIDÃO NEGATIVA: Comprova que o contribuinte não possui pendên-cias junto ao órgão que a gerou.

A dificuldade na obtenção das CND’s

Hoje, boa parte das CND´s podem ser requeridas via site. Ocorre, no entanto, que qualquer ocorrência, inclusive cadastral, é fator para que os órgãos não emitam as certidões e exijam a regularização através de ações presenciais. Inicia-se aí o calvário das CND´s.

Inicialmente, para ser atendido em alguns órgãos, como a Receita Federal, há a exigência de SENHAS de atendimento, que, em algumas agências, chegam a ser de 15 dias ou mais. Nem sempre, ou melhor, quase nunca é possível obter de um dia para outro uma certidão negativa que possua pendências. Mesmo sendo atendido no órgão e regularizando de imediato as pendências, a maioria dos casos exigem PROCESSAMENTO pelo sistema do respectivo órgão. Um exemplo claro é a Receita Federal do Brasil, que demora 5 dias úteis para alocar um pagamento de débitos em sua conta corrente ou processar uma DCTF retificadora. Isso gera um custo muito alto e um gasto de horas de trabalho, retrabalho, filas, obtenção de senhas, etc. Por esse motivo, é necessário um controle interno nas empresas que utilizam essas CND´s com frequência de modo que mantenham suas certidões em dia, com renovações antecipadas de pelo menos 20 dias.

Mesmo com tanta tecnologia, informatização e novas declarações, como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a obtenção das CND’s permanece lenta e cara.

A receita para ter a documentação em dia e o bolo não desandar? O administrador, em conjunto com sua Empresa Contábil, deve definir estratégias a serem adotadas internamente para que suas atividades não sejam prejudicadas pela burocracia tributária do país.      

Fonte: Flávio Marcos de Siqueira Pinto - PLUS Contábil