Como Controlar as Finanças da Empresa – Parte II

Um Passo a Passo para Controlar as Finanças da Empresa

1. Tenha um plano de negócios 

Este documento é o princípio de tudo, pois norteia o desenvolvimento e crescimento da empresa, vindo antes da gestão e da administração das finanças e servindo de base de sustentação para todo o empreendimento. Se você ainda não providenciou seu plano de negócios, nunca é tarde! Uma dica é procurar o Sebrae, especialista no assunto!

2. Consulte um contador 

Antes de formalizar sua empresa, o contador deve fazer o planejamento tributário do negócio, que terá impacto direto nos resultados. Vale a pena tratar o contador como um aliado do seu negócio, pois ele pode oferecer insights importantes sobre seus balanços, custos, faturamento e oportunidades de melhoria operacional.

3. Separe as contas pessoais das despesas da empresa 

Embora seja um erro comum no início, misturar as contas pessoais às da empresa pode causar prejuízos sérios e perigosos à medida que o negócio cresce. Adote uma separação total de contas desde o início e estabeleça um pró-labore para que o gestor possa fazer retiradas mensais programadas.

4. Crie uma conta PJ digital 

Para separar bem as finanças da empresa e as contas pessoais, é essencial criar uma conta PJ e as melhores opções hoje são as contas digitais, pois oferecem agilidade, praticidade e custo baixo.

5. Monte um fluxo de caixa e faça projeções

O ponto de partida da gestão financeira em qualquer empreendimento é controlar o caixa, ou seja, registrar e monitorar todas as entradas e saídas, além de conferir as vendas e o saldo diariamente. Assim, dá para saber o que falta receber (e cobrar, se for o caso), verificar todos os custos do negócio (e cortar, quando necessário) e se preparar para as próximas semanas e os próximos meses. Analise seu histórico de movimentações e preveja como será o próximo mês. Essa é a essência da gestão financeira: prever os eventos futuros para aproveitar oportunidades e minimizar riscos financeiros.

6. Elabore seu plano de contas e levante todos os custos e despesas

Ao acompanhar o caixa, você perceberá que existem padrões nas entradas e saídas, facilitando a criação do seu plano de contas, que nada mais é do que uma classificação das diferentes movimentações financeiras que ocorrem na sua empresa. Separe as receitas e despesas/custos em categorias, como recebimentos de vendas, despesas operacionais, impostos, comissões, pró-labore, salários, etc. Lembre-se de determinar quais pagamentos/recebimentos são à vista ou a prazo e quais custos são fixos (permanentes para o funcionamento da empresa, como o aluguel do escritório, salários, serviços de manutenção, etc.) e quais variáveis (variam de acordo com o nível de produção e vendas, como matérias-primas, impostos, fretes e comissões).

7. Defina seu capital de giro

Essa reserva em caixa é composta pelas contas que fazem parte do dia a dia e sustentam as operações do negócio, como pagamentos de fornecedores, estoques e salários. Você precisa saber o valor ideal para manter em caixa para conseguir honrar os compromissos da empresa até os próximos recebimentos. O capital de giro deve ser suficiente para sustentar a empresa no intervalo entre o pagamento das contas e o recebimento das vendas.

8. Use a tecnologia 

Com planilhas e softwares de gestão e de tarefas, fica mais fácil fazer a gestão financeira do negócio sem esquecer da operação e da estratégia. Sempre que possível, invista em automações e integrações para perder o mínimo tempo possível em atividades manuais e repetitivas.

9. Planeje o crédito com sabedoria 

A tomada de crédito pode ser essencial para viabilizar a expansão dos negócios. Ao planejar um empréstimo, tenha cautela e faça um estudo detalhado de como o dinheiro será usado e como será pago. Pegar dinheiro emprestado para capital de giro, por exemplo, é um sinal de alerta para a sustentabilidade do negócio.

10. Controle o estoque 

As matérias-primas e produtos armazenados no estoque são ativos, valem dinheiro e fazem parte dos esforços de administração. Perdas com produtos vencidos ou furtados podem custar caro. Controlar o estoque garante a eficiência operacional e elimina desperdícios. É necessário evitar que itens fiquem parados e, ao mesmo tempo, assegurar a disponibilidade de produtos para venda. Quanto mais alinhado o estoque estiver com as vendas e o financeiro, mais ágil será o ciclo econômico da empresa e melhor será a qualidade dos serviços ao consumidor.

11. Fique de olho no longo prazo 

Um dos maiores aliados da administração financeira é o longo prazo. Com uma perspectiva de semanas e meses à frente, você pode organizar melhor as contas a pagar e receber, montar o capital de giro e fazer a projeção de investimentos.

12. Conte com uma reserva de segurança 

Nem sempre pequenas empresas mantêm uma reserva para o futuro. Porém, assim como na sua vida pessoal, essa parte das finanças serve para situações extraordinárias e pode ser a salvação em momentos de crise. Por isso, a reserva deve ser alocada em aplicações de liquidez alta, ou seja, que possam ser resgatadas rapidamente sem perda de valor.

13. Invista o dinheiro 

Dinheiro parado perde valor por causa da inflação. Então, sempre que puder, invista o dinheiro da empresa para que os juros trabalhem a seu favor (e não o contrário).  Há muitas opções de aplicações para empresas com riscos variados. Se não estiver familiarizado com o assunto, peça ajuda a um especialista.

Fonte: Foco No Dinheiro

Adaptado por: PLUS Contábil