Como Delegar Tarefas

Sair do operacional significa deixar de executar aquelas tarefas que fazem a empresa funcionar, ou seja, abandonar as tarefas que deveriam ser feitas pelos funcionários. Isso engloba processos em vendas, compras, financeiro, expedição e produção, dentre outros.

Delegar tarefas com consciência é com certeza o primeiro passo para sair do operacional: aumenta a produtividade, pois cada colaborador pode ficar responsável por atividades ligadas às suas principais competências, e permite uma melhor organização dos processos internos, que devem ser muito claros para que possam ser comunicados e entendidos de forma rápida e eficaz. Assim, fica mais fácil inserir novos colaboradores conforme o negócio cresce. Confira algumas dicas:

1. Conheça a Equipe

É impossível delegar qualquer tarefa sem ter um conhecimento satisfatório sobre quem está disponível para desenvolvê-la e se eles têm as habilidades e competências necessárias para entregar o resultado esperado. Além da qualidade do resultado, esse discernimento ajuda na produtividade: quem não sabe como efetuar determinada atividade pode demorar muito mais tempo para concluí-la, já que precisará passar por todo esse processo de aprendizagem.
Além de conhecer os pontos fortes e fracos de cada membro, delegar exige o conhecimento dos processos desenvolvidos na empresa, inclusive as ferramentas demandadas e o prazo necessário para cada atividade. Isso permitirá delegar mais assertivamente e com prazos viáveis, resultando em maior qualidade.

Vale reforçar que muitas tarefas podem ser terceirizadas sem maiores problemas, garantindo ainda mais eficiência a processos que antes poderiam tomar tempo e recursos preciosos da equipe, como o controle financeiro e a gestão do RH.

2. Seja Claro na Comunicação

Na hora de transmitir o que precisa ser feito em cada tarefa, use uma comunicação clara, direta e concisa. O excesso de informações pode ser prejudicial e gerar desencontros, impedindo que o colaborar saiba exatamente o que deve ser feito.

Se a tarefa a ser delegada for nova ou complexa demais, vale investir numa reunião para transmitir as informações necessárias e alinhar as expectativas, ainda mais se o trabalho estiver sendo feito de forma remota, em regime de home office.

3. Antecipe Dúvidas e Problemas

Na hora de passar as instruções, um bom gestor deve não apenas fornecer as informações necessárias para o cumprimento da tarefa, como também se antecipar a dúvidas e problemas que possam surgir. Quando se tratam de tarefas a serem executadas muitas vezes por diferentes pessoas, é útil organizar um arquivo com as principais respostas e disponibilizá-lo para consulta, gerando uma economia considerável de tempo.

Quem delega tarefas também pode se antecipar e remover alguns obstáculos que costumam aparecer no caminho em determinados projetos, como a solicitação de um equipamento diferenciado ou a necessidade de um prazo maior junto ao cliente.

4. Defina Prazos

O prazo é parte importante de qualquer tarefa, das mais simples às mais complexas. Então, quando a responsabilidade pela conclusão do trabalho for delegada, é importante manter a organização a respeito desse quesito. Para tarefas grandes ou complexas, uma boa dica é dividi-las em etapas menores, cada uma delas com prazos próprios. Isso evita a procrastinação, reduz a chance de atrasos e permite que ajustes sejam feitos ao longo do projeto, à medida que novas dificuldades vão sendo observadas.

5. Acompanhe o Andamento do Trabalho

Após delegar a tarefa, é importante acompanhar como ela anda, seja quanto ao prazo proposto, seja quanto à qualidade esperada. Isso pode ser feito de diversas formas, como a entrega de planos de ações com o que já foi concluído ou ainda a utilização de plataformas online de gerenciamento, que otimizam esse processo e ajudam no gerenciamento daquilo que está sendo desenvolvido em diferentes frentes.

6. Dê a Liberdade Necessária para o Desenvolvimento da Tarefa

Ao mesmo tempo em que é essencial acompanhar o desenvolvimento da tarefa delegada, o gestor precisa dar liberdade a quem assumiu tal responsabilidade. Exagerar no acompanhamento da tarefa, interferindo no trabalho alheio frustra e compromete a produtividade, já que o colaborador se sente intimidado e inseguro em relação ao que está fazendo. É necessária a liberdade do funcionário para que o mesmo consiga mostrar todos os seus talentos. É assim que descobrimos talentos incríveis que podem lhe ajudar cada vez mais. 

Resumindo, quem delega uma tarefa precisa ter a consciência de que sua principal função é acompanhar o andamento, solucionar dúvidas, remover barreiras e prestar o suporte necessário. Isso sempre que demandado, mas dando o espaço adequado para quem está conduzindo o trabalho.

7. Confie

É necessário haver confiança entre quem delega a tarefa e quem assume a responsabilidade de concluí-la. Num cenário ideal, essa relação tem como principal valor a autonomia plena. Por outro lado, delegar uma tarefa não significa se eximir de todas as responsabilidades e deve haver também uma sinergia entre todos para dividir os méritos e as críticas que eventualmente surjam.

Por fim, saber como delegar tarefas não é uma ciência exata: o que funciona para uma equipe pode não funcionar para outra, de acordo com as particularidades de cada um dos integrantes. É um processo de amadurecimento da própria gestão e que precisa iniciar o quanto antes.

Fonte: blog.vb.com.br
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